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事務機器等の準備

 ここでは、事務機器や什器、備品等の業務を遂行する上で必要なものの準備についてご説明します。独立開業当初はイニシャルコストを低く抑えるために、中古品を活用するケースが多くなると思われますが、どのようなものを選定すればいいのかを中心にご案内します。

事務機器

パソコン

 デスクトップとノートのどちらにするかは、スペースの問題や持ち運びの有無から判断すべきです。業務に必要なソフトは保有する資格によって異なりますが、保守料も含めて高額になる場合がありますので、事前に調べておくことが重要です。

複合機(FAX・コピー・プリンター)

 FAX・コピー・プリンターを別々にするよりは、省スペースの観点から複合機を導入するのが良いと思います。最近は新品でも価格の安いものがあるので、予算とスペース、そして、トナーなどのランニングコストを考慮の上、選定すべきです。リース契約もありますが、保証人が必要なため保証人の確保ができるかどうか、また、リース料金は妥当かどうかを考慮して判断すべきです。

電話

 電話機は安いものもあるので、どの程度の機能が必要なのかを考慮の上、選定してください。特に、独立開業当初は、一人で事務所を運営する場合が多いので、留守番電話の機能についてはよく調べておくのが良いでしょう。
 回線については、インターネット電話は料金が安いですが、通常の電話番号と異なってしまう場合があるので、その点をどう判断するか次第です。新たに回線を引く場合には、設置工事まで時間がかかるので、事務所の場所が決定次第、できるだけ早く準備する必要があります。

シュレッダー

 守秘義務が課せられる資格の場合は、特に必要となります。電動式のほか手動式のものもありますが、やはり電動式を選択すべきです。また、一度に処理できる枚数が多いほうが使いやすいです。

什器類

机・椅子

 執務用の机は、作業面ができる限り広いものが使いやすいです。執務用の椅子は毎日使用するものであり、これにより疲労度も異なってくるので、座り心地を確かめた上で良いもの選定すべきです。
 会議用ないしは応接用のテーブルや椅子は、開業当初は必要性は低いと思われますので、導入する場合でも中古品を活用するなど費用を抑えるのが良いと思います。

書架・収納棚

 設置場所を考慮の上、できる限り収納力のあるものを用意しておくのが、各種資料の整理をする上で有用と思われます。

パーテイション

 狭い事務所の場合、来客時に目隠しとなるので便利です。特に、守秘義務が課せられる資格の場合は、目隠しをする必要性はあると思われます。

備品等

名刺

 名刺は業者に頼むほか、自分でパソコンで作ることにより費用を抑えることもできます。もっとも、名刺は営業ツールでもあるので、デザインに自信がなければ業者に頼むほうが良いと思います。

封筒

 封筒は、角2号と長形3号の2種類、事務所名を入れたものを用意するのが良いと思います。業者に発注しないで費用を抑えたいのであれば、市販の封筒に事務所名を印刷したシールを貼る方法もあります。

印鑑

 資格によっては、職印の登録が必要な場合があります。強度の点から、できれば木製のものよりも角・牙系のものを選択すべきと思います。銀行印についても同様です。また、事務所名や連絡先、氏名などのゴム印も用意しておくと便利です。

書籍

 業務に必要な書籍は、専門性を維持・向上する必要上、できる限り購入すべきです。なお、追録の支払いが必要となる加除式の専門書を揃えるよりは、必要に応じて単行本を購入したほうが経済的な場合があるので、自らの業務の内容を見極めた上で判断すべきと思います。

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